Backoffice & Administrative Support/ Teamassistenz/Allround-Assistenz für Office, Vertrieb & Einkauf

Temporary, Full or part-time · Münster

Ihre Aufgaben

Du bist ein Organisationstalent und magst Abwechslung?
In einem Startup gleicht kein Tag dem anderen – bei uns übernimmst Du nicht nur klassische Backoffice-Aufgaben, sondern kannst Dich je nach Deinen Stärken und Interessen in weitere Themenfelder einbringen. Ob Marketing, Messeorganisation oder Auftragsabwicklung: Deine Rolle wächst mit Dir!

Backoffice & Administration
- Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo (z. B. Bestellannahme, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen)
- Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
- Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe, allgemeine Büroorganisation
- Unterstützung der Office Managerin bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement, Organisation von Firmenevents
Messeorganisation
- Planung, Registrierung und Koordination von Fachmessen
- Organisation des Standaufbaus sowie Abstimmung mit Dienstleistern
- Vorbereitung von Marketingmaterialien und Unterlagen
- Interne Koordination sowie Nachbereitung von Veranstaltungen
Optionale Aufgaben (je nach Qualifikation & Interesse)
- Marketing: Erstellung von Marketingunterlagen und Mailings, Pflege der Firmenhomepage
- Logistik: Versandorganisation inkl. Zollabwicklung
- Finanzen: vorbereitende Buchhaltung
- Urlaubsvertretung Einkauf: Bestellungen, Rechnungserfassung, Wareneingangskontrolle und Dokumentation

Ihr Profil

Du arbeitest strukturiert, genau und zuverlässig/präzise
Organisationstalent mit Freude an Multitasking
Selbstständige und effiziente Arbeitsweise, auch bei hohem Aufgabenaufkommen
Erfahrung im administrativen Bereich oder in der Auftragsabwicklung
Kommunikationsstärke und Teamgeist
Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit einem ERP-System
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

Eine abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsfreiraum vorm ersten Tag an in einem wachsenden Startup
Möglichkeit, Deine Rolle flexibel zu erweitern und Verantwortung in neuen Themenfeldern zu übernehmen
Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein internationales, diverses Team

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Über uns

Pixel Photonics ist ein junges, wachsendes Deep Tech Start-up aus Münster - wir entwickeln Sensoren und Detektorlösungen zur Erfassung schwacher Lichtsignale bis hinunter zur Einzelphotonen-Ebene, die die Grundlage für Quantentechnologien von morgen sind. Als Unternehmen leben wir flache Hierarchien und ein vielfältiges und multinationales Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, vom ersten Tag an Verantwortung zu übernehmen.

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